Organizacja maili wg metody GTD – cz. 2: analiza i porządkowanie

18 grudnia 2015
Desktop-1

Wiecie już jakie są zasady pierwszego etapu zarządzania mailami, czyli gromadzenia. Teraz czas na analizę i uporządkowanie naszych maili.

Seria „Organizacja maili wg metody GTD”:
część 1: gromadzenie

Analiza i porządkowanie to chyba najważniejsze etapy, jeśli chodzi o zarządzanie mailami. Dzięki nim nie gubimy się w stercie wiadomości, od razu eliminujemy ich liczbę, a to co chwilowo nie jest nam potrzebne po prostu znika nam z oczu.

Analizie poddajemy każdy e-mail wpływający do naszej skrzynki. Po analizie i podjęciu decyzji dokąd powinien trafić dany mail porządkujemy wiadomości przenosząc je do odpowiednich folderów/kategorii. Jak już wspominałam w pierwszej części każdy musi sobie sam wymyślić jakie będą dla niego odpowiednie.

Pierwsze pytanie jakie sobie zadajemy to czy dany mail wymaga od nas jakiegoś działania, jakiejś reakcji. Czy trzeba na niego odpisać? Czy może komuś go przekazać? Jeżeli nie, to musi on bezzwłocznie zniknąć z Inboxu. Tu więc mamy opcje Kosz, Spam, Kiedyś/może oraz Archiwum. Pierwszych dwóch chyba tłumaczyć nie muszę?

Kiedyś/może

Opcja kiedyś/może to kategoria do której trafiają wiadomości, które kiedyś mogą się przydać. To są wszystkie maile, które nie wymagają teraz od Was żadnego działania, ale co kiedyś może ulec zmianie. Na przykład linki do stron, które chciecie kiedyś odwiedzić czy oferta biura turystycznego, do której będziecie chcieli powrócić za kilka tygodni, bliżej lata. Folderów kiedyś/może możecie mieć oczywiście kilka, podzielonych na kategorie.

maile gtd graf

Archiwum

Tej opcji używamy podobnie jak kiedyś/może, ponieważ też trzymamy tu wiadomości „na później”. Natomiast wrzucamy tu trochę inne maile – takie, które musimy przechowywać przez jakiś czas, lub takie, które zawierają informacje na pewno/być może nam w przyszłości przydatne. Czyli przykładowo rachunki, wyciągi z kont, e-maile z informacjami rejestracji itp. oraz informacje o nowym ubezpieczeniu oferowanym przez Wasz zakład ubezpieczeń czy szkice i projekty od Waszego projektanta wnętrz. Są to konkretne informacje niewymagające podejmowania działań, do których zawsze można się odnieść w razie potrzeby.

Ja w mailach nie zastanawiam się czy dana wiadomość powinna iść do kiedyś/może czy to informacja do archiwum. Zwyczajnie mam kilka folderów i do opowiednich przenoszę e-maile, z których może jeszcze kiedyś skorzystam. I tak mam folder na maile związane ze studiami, a osobny na wiadomości od kilku osób. Wtedy nie mam problemu ze znaleziem rzeczy, które stały mi się z jakiegoś powodu potrzebne dopiero po czasie. Mogę się do nich łatwo odnieść, kiedy wiem że to sprawa związana z moimi studiami, lub gdy pamiętam, kto do mnie wysłał daną wiadomość. Jest też kategoria „rachunki” pod którą znajdują się „bank” i „internet”. W każdej chwili mogę tam zajrzeć i sprawdzić potrzebne mi dane.


Jeżeli jednak na pierwsze pytanie odpowiedź brzmi „tak, trzeba podjąć działanie”, to od razu przechodzimy do pytaniaczy zajmie mi to mniej niż 2 minuty?„. Jeżeli tak, to oczywiście należy to zrobić od razu. Jeśli nie, to mamy dwie opcje – Oddelegowanie i Później.

Oddelegowanie

Jeżeli działania zawarte w danym mailu czy z nim związane zajmą Wam więcej niż dwie minuty, to może warto się zastanowić czy jest to zadanie dla Was. Jeżeli nie, należy przezać maila odpowiedniej osobie.

Później

W przypadku kiedy to Wy macie na pewno podjąć zadania wynikające z maila to trzeba sprawę odłożyć na później, na odpowedni do tego moment. I tak zadanie ląduje w kalendarzu, jeśli ma ono przypisany konkretny czas (np. umówione spotkanie), lub na ogólnej liście spraw do zrobienia (wtedy wykonasz zadanie w wolnej chwili).

Jeśli wszystkie maile są przeanalizowane, a następnie uporządkowane, to na pewno znacznie zmniejszyła Wam się ich ilość w skrzynce. Reszta z niej znika po wykonaniu zadań z nimi związanych. W następnej części opowiem Wam o dwóch ostatnich etapach: przeglądaniu i wykonywaniu.

Close