Organizacja maili wg metody GTD – 1: gromadzenie

12 grudnia 2015
Fullscreen-1

W dzisiejszych czasach maile to bardzo istotny środek komunikacji. Tam komunikujemy się ze znajomymi, rodziną, współpracownikami, wykładowcami ze studiów, tą drogą otrzymujemy różne reklamy czy newslettery. Jak się w tym nie pogubić i nie mieć ciągle zapchanej skrzynki?

Zapewne dostajecie mnóstwo maili. Niektóre są ważne, inne mniej, a jeszcze inne są całkiem zbędne. W tej i w następnych częściach chcę Wam przedstawić bardzo efektywny sposób organizowania maili, oparty na metodzie Getting Things Done.

Moja organizacja maili, a GTD

Getting Things Done jest już bardzo znaną metodą. Ostatnio sobie uświadomiłam, że zarządzałam swoimi mailami właśnie za pomocą tej metody nawet nie zdając sobie z tego sprawy. W obecny sposób organizuję swoje maile właściwie już od dobrych kilku lat. Jednak dopiero gdy niedawno przeczytałam książkę Davida Allena to zauważyłam pewne podobieństwa między moją skrzynką, a częścią metody GTD.

Metoda GTD zakłada między innymi pięcioetapowy proces zarządzania strumieniem zadań. Co to znaczy? To oznacza, że istnieje pięć niezmiennych etapów, które są wykonywane podczas realizacji wszelkich działań. Są to gromadzenie, analiza, porządkowanie wyników, przeglądanie oraz wykonywanie. W tej części przedstawiam Wam etap gromadzenia, oczywiście z odniesiem do maili.

Zasady gromadzenia

Zasady gromadzenia nie są trudne.
Po pierwsze trzeba wprowadzać do systemu wszystkie „otwarte pętle”, czyli wszelkie niedokończone sprawy wymagające od Was jakiegoś działania. W przypadku maili nie ma z tym problemu, ponieważ po przyjściu wiadomości zostają one u Was w skrzynce lub automatycznie ściągnięte na dysk. W tym przypadku chodzi po prostu o wszystkie przychodzące do Was maile.
Kolejna zasada dotyczy „pojemników” – ma być ich tyle ile jest ich faktycznie niezbędne, nie mniej i nie więcej. Z doświadczenia wiem, że trudno jest od razu ocenić ile kategorii/folderów będzie na maile potrzebne, ale z czasem się to wypracowuje. Przy tym trzeba pamiętać, że za duża liczba folderów może powodować problemy z ich kontrolowaniem.
Ostatnią ważną kwestią jest regularność. Trzeba systematycznie przeglądać i opróżniać foldery, ponieważ dzięki temu Wasze maile nie będą bez sensu leżały tam w nieskończoność.

Foldery/kategorie

Settings - milliefromoz@gmail.com - Gmail-3

Praktycznie rzecz ujmując, potrzebujemy kilku folderów. Pierwszy najważniejszy to ten ogólny, dla spraw przychodzących. W mailach jest nim po prostu „Inbox„, gdzie na samym początku trafiają wszystkie nasze wiadomości. Kolejnymi bardzo ważnymi mailowymi folderami są dwa również automatycznie zapewnione – Kosz i Spam. Dzięki pierwszemu od razu pozbędziemy się niechcianych lub nieważnych wiadomości, a dzięki drugiemu ustalimy jakich maili nie chcemy dostawać w przyszłości. Pozostałę foldery/kategorie ustalacie według własnych potrzeb. Musicie stworzyć system, który będzie pasował do rodzaju maili, które otrzymujecie, oraz do ich ilości.

Jeżeli nie otrzymujecie wielu maili, to nie macie dużego problemu, wiadomo. Możecie traktować Inbox jako zwykłą skrzynkę spraw przychodzących, jako folder na maile, z którymi trzeba coś zrobić w niedługim czasie – odpisać, przeczytać, coś sprawdzić, przejrzeć dołączoną ofertę itp. Wtedy wszystkie są na widoku, a dążąc do „Inbox zero” wiadomo, że prędzej czy później weźmiecie się do działania i zamykania tych pętli.
Jeśli jednak otrzymujecie dużo wiadomości to niestety niekiedy może być konieczna większa ilość folderów dla otwartych pętli. Mogą być według kategorii typu praca, studia, zakupy, rodzina itp., mogą być według konkretnych osób, można też robić podkategorie i to wszystko ze sobą łączyć (choć kategorie typu wyżej wymienionego bardziej nadają się jako archiwum lub foldery dla spraw do odniesienia się być może w przyszłości). Możecie też stworzyć foldery typu „do przejrzenia” (maile, które po prostu trzeba przeczytać), „projekty do zaplanowania” (maile, w których są informacje co do obecnych lub przyszłych projektów i będą potrzebne podczas ich planowania), „reklamy” czy „newslettery” i później w ramach tych folderów dokonać analizy (drugi etap). Ma być dla Was przede wszystkim wygodnie i przejrzyście.

Jeżeli dotyczy Was przypadek wielu wpływających maili, to jest jeden warunek, który może umożliwić Wam korzystanie z Inbox jako jedynej skrzynki spraw wpływających. Jest nim sprawna analiza maili i szybkie podejmowanie decyzji co zrobić z każdym z nich. Jest to do nauczenia się. O tym na czym to polega i jak to zrobić opowiem już w następnej części.


PS Zdjęcie główne udostępnione dzięki uprzejmości mojego chłopaka – nie jest on zbyt świetnym przykładem do naśladowania jeśli chodzi o organizację maili… za to najlepszym w przypadku ich gromadzenia ;) Całe szczęście, że tego konta już nie używa. Choć nie podejrzewam, że na innych jest lepiej…

Close